Glossario del gestionale beauty

Le parole che incontri scegliendo e usando un gestionale per salone, centro estetico, barber shop o tattoo studio, spiegate in due o tre frasi. Ogni voce rimanda alla pagina in cui approfondire.

Agenda a fasi: Modalità dell'agenda digitale in cui un appuntamento viene scomposto in più step (per esempio applicazione del colore, posa, piega), ciascuno con durata e operatore propri. Durante la posa l'operatrice risulta libera e può servire un'altra cliente. Hiloo per parrucchieri →
Agenda digitale: Software in cloud che sostituisce il registro cartaceo degli appuntamenti. Conosce operatori, orari, durate e cabine, blocca le sovrapposizioni e si consulta da PC, tablet e smartphone. Agenda digitale per centro estetico →
Anamnesi: Questionario sulla salute del cliente (allergie, patologie, farmaci, gravidanza) da compilare prima di un trattamento estetico, di un tatuaggio o di un piercing. In digitale si compila su tablet e resta nella scheda cliente. Scheda cliente digitale →
Cabina: Risorsa fisica di un centro estetico o benessere assegnata a un appuntamento insieme all'operatrice. Il gestionale segnala il conflitto se la cabina è già occupata in quell'orario. Hiloo per centri estetici →
Consenso informato: Documento con cui il cliente dichiara di aver ricevuto le informazioni su rischi e cura successiva di una prestazione (tatuaggio, piercing, trattamento) e di accettarla. In Italia è richiesto dalle linee guida ministeriali e dalle normative regionali. Cosa deve contenere il consenso informato →
Credito prepagato: Somma che il cliente versa in anticipo e usa nel tempo per trattamenti e prodotti, spesso con un bonus sulla ricarica. Fidelizza e anticipa l'incasso. Funzionalità →
Documento commerciale: È il nome attuale dello scontrino: dal 2020 sostituisce lo scontrino fiscale cartaceo e i corrispettivi vanno trasmessi per via telematica all'Agenzia delle Entrate, tramite registratore telematico o software con provider abilitato. Scontrino fiscale digitale →
Fidelity (punti fedeltà): Programma che accumula punti a ogni appuntamento o acquisto e li converte in premi decisi dal salone. In versione digitale non servono cartoncini e i punti si caricano dall'agenda. Fidelizzare i clienti →
Gift card: Buono regalo prepagato, cartaceo o digitale, venduto dal salone e spendibile in trattamenti o prodotti. Con Hiloo Hub si può acquistare anche online. Funzionalità →
Hiloo Hub: L'area clienti di Hiloo: una web app che si apre dal link di prenotazione senza scaricare nulla, da cui il cliente prenota, paga, sposta appuntamenti, vede punti e gift card. È anche un piccolo marketplace: i clienti registrati possono cercare le attività e le pagine dei saloni sono indicizzate su Google. Prenotazione online →
Lista d'attesa: Elenco dei clienti che vorrebbero un appuntamento in un orario già occupato. Quando qualcuno disdice, il gestionale propone chi chiamare per riempire lo slot. Ridurre i no-show →
No-show: Cliente che non si presenta all'appuntamento senza avvisare. Costa il prezzo del trattamento più il tempo dell'operatore rimasto fermo; si riduce con conferme e promemoria automatici. Quanto costa un no-show →
Operatore: Persona che esegue i servizi (parrucchiere, estetista, tatuatore). In agenda ha la propria colonna, i propri orari e i servizi che può eseguire; nel piano Basic di Hiloo sono al massimo 2, nell'All-In illimitati. Prezzi →
Overbooking: Situazione in cui due appuntamenti occupano lo stesso operatore o la stessa cabina nello stesso orario. Un'agenda digitale lo impedisce alla fonte controllando i conflitti. Agenda digitale →
Pacchetto di trattamenti: Insieme di sedute vendute insieme a un prezzo complessivo (per esempio 10 sedute di pressoterapia), anche a rate. Il gestionale scala le sedute usate e mostra quelle residue. Hiloo per centri estetici →
Prenotazione online: Possibilità per il cliente di fissare un appuntamento da solo, dal telefono, scegliendo servizio, operatore e orario tra gli slot realmente liberi. Si attiva con un link da mettere su Instagram, Facebook, Google o un QR code. Prenotazione online →
Promemoria automatico: Messaggio inviato dal gestionale il giorno prima (e, se vuoi, il giorno stesso) dell'appuntamento, con data, ora e servizio. Con Hiloo parte su WhatsApp; l'SMS resta come canale di riserva. Promemoria su WhatsApp →
PWA (Progressive Web App): Applicazione che si usa dal browser ma si comporta come un'app: si aggiunge alla schermata home e non richiede lo store. Hiloo Hub funziona così, per questo i clienti non devono scaricare nulla. Funzionalità →
Recensioni verificate: Recensioni lasciate solo da clienti che hanno avuto davvero un appuntamento. In Hiloo l'invito parte dopo l'appuntamento (al massimo una volta ogni 90 giorni per cliente), le recensioni non si possono nascondere né scegliere e, se il salone lo decide, compaiono sulla sua pagina Hiloo Hub. Recensioni Google per il salone →
Registratore telematico (RT): Registratore di cassa che memorizza e trasmette i corrispettivi all'Agenzia delle Entrate. Costa in genere tra 300 e 800 euro più verifica periodica; l'alternativa è un software che trasmette tramite provider abilitato. Scontrino digitale senza registratore →
Responsabile del trattamento (GDPR): Nel GDPR, il soggetto che tratta i dati per conto del titolare. Il salone è titolare dei dati dei propri clienti; il fornitore del gestionale, come Hiloo, è responsabile del trattamento e non può usarli per altri fini. Privacy →
Scheda cliente: Insieme delle informazioni su un cliente: storico appuntamenti, trattamenti, acquisti, note fissate, allergie, foto, consensi e data dell'ultima visita. Scheda cliente digitale →
Stripe: Piattaforma di pagamenti online usata da Hiloo per incassare prenotazioni, gift card, ordini di prodotti e corsi direttamente da Hiloo Hub, e per i link di pagamento. Le commissioni sono quelle di Stripe. Prezzi →
Tempo di posa: Nei saloni di parrucchieri, l'intervallo in cui il colore o un trattamento agisce e l'operatore è libero. Un'agenda a fasi lo calcola e permette di servire un'altra cliente nel frattempo. Hiloo per parrucchieri →
Titolare del trattamento (GDPR): Il soggetto che decide perché e come trattare i dati personali: per i dati dei clienti del salone è il salone stesso. Alla disdetta del gestionale i dati restano suoi e vanno restituiti. FAQ →
Walk-in: Cliente che entra senza appuntamento. Tipico dei barber shop; il gestionale lo registra al volo per tenere traccia di incasso e storico. Hiloo per barbieri →
WhatsApp per il salone: Uso di WhatsApp come canale di conferme, promemoria, auguri e comunicazioni automatiche verso i clienti. Con Hiloo i messaggi partono dall'agenda e sono inclusi nel piano. Promemoria su WhatsApp →

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